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Gestión de Documentos o Gestión de Procesos

Gestión de Documentos o Gestión de Procesos

Enterprise Content Management (ECM) vs Business Process Management (BPM)

Cuando se habla de soluciones de gestión de contenido (muchas veces referidas como digitalización o manejo de documentos que nos centraremos en este blog) o se habla de soluciones de gestión de procesos, debemos comprender que éstas son parte de un todo, es decir, por si sola, ninguna de las dos atiende de manera completa lo requerido por una organización y ambas distan mucho de un motor de flujo (workflow) componente que reside en ambas y simplemente, mueve de una etapa a otra una actividad, sin evaluación de criterios profundos como los requeridos en los negocios normalmente.

No es cuestión de escoger ECM o BPM; la realidad es que ambas son requeridas si queremos atender la necesidad empresarial apropiada y oportunamente en su totalidad, y aún, queda la parte de explotación de la data o información recolectada a lo largo de las actividades del negocio para la toma de decisiones (minería de datos) que atenderemos en otro momento.

ECM y BPM son soluciones complementarias; las empresas requieren manejar el contenido correcto (documentos, audio, video, emails, etc…) en las manos correctas, en el momento correcto y acorde a la condición de negocios correcta. Es aquí donde convergen la custodia y manejo de contenido (documentos generalmente) propio de un ECM, con su utilización efectiva y eficiente en uno o varios procesos del negocio asistidos por un BPM.

Cuando se habla de captura, seguridad, acceso, audito, archivado e indexado, son características que sin duda debe buscar en su solución ECM más, cuando se habla del manejo de reglas complejas, no binarias, es decir más allá de si o no, 0 o 1, derecha o izquierda; es cuando un BPM entra en acción dado que pueden atender procesos o árboles de decisión múltiple en su negocio, basada en criterios como datos, escenarios, fórmulas, tendencias o referencias personalizadas de un área determinada, inclusive variantes o condicionadas.

Por ejemplo; qué hará si su requerimiento es altamente humano, lo que conocemos como Human Centric, dónde entra el ECM, será que no atiende estas necesidades o, si el caso fuera que su requerimiento es Document Centric pero se enlaza o relaciona con un proceso altamente complejo en su árbol de decisiones, lo deja por fuera de su atención o prioridades. La respuesta es simple; debe lograr que ambas soluciones coexistan dado que requiere ambas para ser realmente eficiente. Si tiene temas de regulación o políticas de retención o acceso limitado a contenido; no lo atiende porque tiene un BPM, nuevamente, la respuesta sigue siendo, deben coexistir ambas soluciones para poder que su entorno empresarial sea satisfecho. Qué me dice si su ecosistema traspasa las fronteras de su empresa; tolerará el riesgo de errores al incluir en su proceso a entes foráneos o los controlará con el concepto de control en la fuente desde su BPM o simplemente, sacrificará eficiencia y eficacia por no extender sus capacidades de gestión más allá.

Los BPM minimizan el error humano al atender una acción repetitiva y rutinaria, sujeta al error humano, de manera automatizada más, también logran incrementar la visibilidad del estado de salud procedimental de una organización, dándonos claridad y acceso a responder las preguntas de siempre entorno a tareas o actividades como son; quién, cómo, cuándo, cuánto, dónde, para qué, qué entre otras, dependiendo claro, de los puntos de control que hayamos definido en nuestro diagrama y proceso. Pero también queremos saber lo mismo para el contenido (documentos mayormente aún) si no tenemos ambas soluciones trabajando coordinadamente, jamás podremos responder preguntas de un lado o del otro correctamente, y mucho menos, tomar decisiones apropiadas basadas en información real y medible.

Con un BPM logramos una correcta gestión de procesos que elimina potenciales cuellos de botella, gestiona asignación de recursos oportuna y apropiadamente por un sin número de métodos, medición de actividades y eliminación de tiempos muertos, identificación de áreas de mejora continua, trazabilidad o seguimiento a actividades de los procesos realizados o por realizar para accionar y atender objetivos acorde a políticas y regulaciones de industria o negocio. Pero; dado un buen trabajo de equipo con una solución ECM, se logra registrar y administrar apropiadamente toda documentación que sea requerida o generada durante un proceso.

Teniendo estas dos soluciones trabajando de manera orquestada; tenemos la gran ventaja de data agregada para una mejor toma de decisiones desde dos ópticas de requerimiento en un mismo entorno empresarial, pero que buscan un mismo objetivo. En Bprosys; podemos aportarle valor a su proceso de decisiones, llámenos y permítanos mostrarle cómo.

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